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    会议会务公司,会议会务礼仪接待常识及细节

    来源:合风中国·广州庆典公司

    (合风活动)广州会议会务公司发布的“会议会务礼仪接待常识及细节”专业知识,迎来送往,是社会交往接待活动中最基本的形式和重要环节,是表达主人情谊、体现礼貌素养的重要方面,那么大型会议会务礼仪接待有哪些常识及须注意的呢,下面我们来了解一下。

    第一大项、会议会务接待的礼仪常识
    根据参加会议会务的人数不同、会议会务接待的准备工作的内容不同以及会议会务接待的方式不同,对会议会务的组织方法,礼仪要求也不同。
    首先是会议会务的筹备工作。根据会议会务规模,确定接待规格。
    一、发放会议会务通知和会议会务日程:
    会议会务的通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称,会议会务的时间、会议会务的地点、会议会务的主题以及会议会务的参加者、会议会务的会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执,这样可以确定受邀请的人是否参加会议会务,准备参加会议会务的是否有其他要求等。对于外地的会议会务参加者还要附上到达会议会务地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。
    会议会务日程是会议会务活动在会期以内每一天的具体安排,它是人们了解会议会务情况的重要依据。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议会务通知一起发放。
    二、选择会。阂莶渭踊嵋榛嵛竦娜耸突嵋榛嵛竦哪谌堇醋酆峡悸。最好是达到一下标准:
    1、大小要适中;岢√,人数太少,空下的座位太多,松松散散,给与会者一种不景气的感觉;会场太小,人数过多,挤在一起,像乡下人赶集,不仅显得小气,而且也根本无法把会开好。
    2、地点要合理。历史召集的会议会务,一两个小时就散的,可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议会务,应尽量把地点定的离与会者住所较近一些,免得与会者来回奔波。
    3、附属设施要齐全;嵛袢嗽币欢ㄒ曰岢〉恼彰、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查,不能够因为上次会议会务是从这里开的,没出什么问题,就草率地认为这回也会同样顺利。否则,可能会造成损失。
    4、要有停车场。现代社会召集会议会务,一双草鞋一把伞赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处,会才能开得成。
    三、会场的布置:
    会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。
    一般大型的会议会务,根据会议会务内容,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语?稍诨岢∧诎诜攀实钡那崴膳杈、盆花;桌面上如需摆放茶杯、饮料,应擦洗干净,摆放美观、统一。
    坐席的配置要是和会议会务的风格和气氛,讲究礼宾次序,主要有以下几种配置方法:
    ①圆桌型:如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐,从而消除不平等的感觉。另外,与会者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交换意见。这种形式适于1020人左右的会议会务。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做,来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置,企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。
    ②口字型:如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议会务。
    ③教室型:这是采用得最多的一种形式,它适用于以传达情况、指示为目的的会议会务,这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上,其余按左为下右为上的原则依次排列。
    准备会议会务资料
    会务组应该准备有关会议会务议题的必要资料,这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者,方便于与会者的阅读和做好发言准备。
    会议会务前的接待礼仪。
    会前的检查。
    这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。
    提前进入接待岗位。
    接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。
    ①签到。
    设一张签字台,配上1-2名工作人员,如果是要求接待档次比较高,可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时,应脱下笔套,笔尖对自己,将笔双手递上。如果是毛笔,则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些,以便保存。如需要发放资料,应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议会务组织者汇报到会人数。
    ②引座。
    签到后;嵋榛嵛窠哟嗽庇τ欣衩驳亟牖嵴咭牖岢【妥。对重要领导应先引入休息室,由企业领导亲自作陪,会议会务开始前几分钟再到主席台就座。
    ③接待。
    与会者坐下后,接待人员应递茶,或递上毛巾、水果,热情向与会者解答各种问题,满足各种要求,提供尽可能周到的服务。

    第二大项、会议会务中的服务礼仪
    会议会务会务进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。
    倒茶服务人员注意观察每一位与会者,以便及时为期天茶水。到谁是动作轻盈、快捷、规范。杯盖的内口不能接触桌面,手指不能因在北口上,不能发生杯盖碰撞的声音。一般是左手拿开背盖,右手吃水户,将热开水准确倒入杯里,不能让茶水见到桌面上或与会者身上。杯子放在与会者桌上的右上面。如果操作不慎,出了差错,应不动声色地尽快处理,不能惊动其他人,不能慌慌张张,来回奔跑,将与会者的注意力引到自己身上,否则,这将是极大的工作失误。
    其他服务会议会务按拟定的程序进行,应紧凑,不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员严阵以待,做好各项准备工作。如,会议会务进行第一项:
    大会宣布办法荣誉证书,组织人员应迅速将受奖人员排好队,礼仪小姐把领导从主席坐席上引出来,另有礼仪小姐将证书一一递上,由领导颁发给受奖者。为使会场上的活动有条不紊,必要时应将有关人员组织起来进行模拟训练,避免会场上出现混乱。
    如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事,服务人员应走到他身边,轻声转告他。如果要通知主席台上的领导,最好用字条传递通知,避免无关人员在台上频繁走动和耳语,分散与会者注意力。
    做好会后服务的准备;嵋榛嵛窠兄,就应为会后服务做好准备。如,会后要照相,就应提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影的准备。另外,会后的用车也应在会议会务结束前妥善安排。

    第三大项、会后的服务
    会议会务结束后,全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。
    组织活动会议会务结束后,有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等,这些工作很繁琐,应有一位领导统一指挥和协调,而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任,同时其他接待人员要积极配合,各负其责,做好自己分担的工作,以保证活动计划的顺利实施。
    送别根据情况安排好与会者的交通工具,使其愉快、及时地踏上归程。

    第四大项、清理会议会务的文件
    ①根据保密原则,回收有关文件资料。
    ②整理会议会务纪要。
    ③新闻报道。
    ④主卷归档。
    ⑤会议会务总结

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