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    会务公司,会务接待方案及流程

    来源:合风中国·广州庆典公司

    (合风活动)广州会务公司发布的“会务接待方案及流程”专业知识,会务一般指有关会议议程安排的事务,关于某些团体组织或会议的事务。那我们经?吹降幕嵛袷窃趺慈缙诎才诺哪,会务接待方案有些什么流程呢,下面我们来了解下会务接待的方案及流程。

    一、会务前服务
    1、与会务主办方者洽谈;
    2、向会务主办方提供会务接待策划方案和报价;
    3、邀请会务主办方实地考察会议将举办的会场所;
    4、与会务主办方者确定会议接待方案;
    5、与会务主办方签订会议接待准合同;
    6、确认会议主办方者预付定金事宜;
    7、在会务举办前制定会务工作人员服务标准条例及接待手册;
    8、准备会务资料(含代邀请相关领导,新闻煤体,新闻通稿,接待资料,会议配套的商务服务及公关礼仪,翻译,通讯及秘书服务)。
    二、会务中服务
    1、机场,码头,车站,专人(礼仪)专车分批分时段按要求接站;
    2、会议现场,会议秘书分发会议资料,来客接待,房卡发放;
    3、会议秘书协助会场布置及场地的会务服务;
    4、会议秘书在会议接待(报道处)协助会务确认和分放房间;
    5、确认用餐时间,菜单,标准,形式,酒水及主次桌和其他服务系统安排工作(酒店安排,水果分配,酒店服务员人手的到位);
    6、提前确认代表(客户)的娱乐项目,娱乐场所及消费和付款方式;
    7、确认该主办方为会务代表提供的旅游考察的吃,住,行,游,购,娱乐和安排事宜(日程安排,房,餐,车,导游等细节安排);
    8、确认并保障会议期间会场防盗,消防等酒店设施安全工作;
    9、确认特殊客人(含领导,VIP,残障及家属安排);
    10、协助会务期间的`交通工具的安排,合理调车;
    11、代办会议代表返程票务和其他代办的安排(如会后特别特殊出游)。
    三、会务后安排
    1、会务服务的总结,评估,会议代表的意义,对安排的反馈以及领导的建议和评价,及时的处理和改进有关工作;
    2、会议留影,会议资料,领导讲稿,代表发言稿,新闻报道资料的汇总结书及印刷代表通讯录;
    3、与酒店方核对其他的消费费用,与会议主办方费用结算,然后与酒店总消费的结帐,处理发票等财务工作;
    4、欢送代表工作(对有关领导赠送小纪念品)跟踪服务,迎合下次的合作。

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