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    会议策划服务公司,会议的准备组织方案

    来源:合风中国·广州庆典公司

    (合风活动)广州会议策划服务公司发布的“会议的准备组织方案”专业知识,会议接待、会议准备组织方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及组织具体事务的文案,那会议的接待方案及准备组织方案有哪些呢,下面我们来了解一下。

    一、会前准备工作
    1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。
    2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。
    3、印刷会议日程,编排好会议程序,制定注意事项。
    4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。
    5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。
    6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。
    (1)悬挂会标、徽记、旗帜登。
    (2)设置主席台,落实主席台领导,安排座次,设置发言席,拜访席签、话筒,并保证音响效果。
    (3)确定会议桌摆放形式,明确划分分会场区域,并使与会者明确。
    (4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。
    (5)摆放适宜花卉。
    7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。
    8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。
    9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。
    二、会务组织与服务工作
    1、会务人员提前1小时到达会场,反复检查会场准备情况。
    2、搞好会议签到、材料分发。
    3、落实主席台领导、发言人是否到齐。
    4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。
    5、维持好会场秩序;嵋榭记5分钟,关闭会场大门,与会人员入座就绪,无关人员离开会;开会期间关闭手机,一般不允许找人,无关人员不准进入会场。
    6、做好会议纪录,写好会议简报。
    7、组织照相。
    8、为与会人员预订车、船、机票等。
    三、会议善后工作
    1、会议结束后,要检查会场,带回剩余材料、席签等。
    2、组织送站。根据与会人员离会时间,提前安排车辆、送站人员等。
    3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。
    4、做好会议报道工作。

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