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    企业年会策划与组织

    来源:合风中国·广州庆典公司

    一、年会整体概况
    1、年会主题:
    2、年会目的:提升凝聚力、答谢员工、表彰鼓励
    3、活动形式:主要以文艺表演和互动环节等形式联欢。
    4、年会时间:
    5、年会地点:
    6、邀请嘉宾:
    7、主办单位:
    8、参与人员:
    二、策划指导组及项目组
    1、策划指导组(年会筹备组)
    组长:
    策划:
    统筹:
    组织:
    任务:
    a、年会前期的策划;
    b、年会中期的进度跟进与管理;
    c、年会后期的总结与推广。
    2、年会项目组
    ①宣传组
    组长:
    成员:
    任务:
    a、利用海报、横幅、看板、传单、网络等方式开展宣;
    (1-10日前完成)
    b、现场摄影及DV摄像;
    (1-10日前完成)
    c、负责广告板和舞台的制作,喷绘和横幅的制作;主背景(景板喷绘)、更衣室标识牌、指示牌、分区立牌、领导卡台
    d、嘉宾胸牌
    ②节目组
    组长:
    成员:
    任务:
    a、完成节目收集、筛选及后期的排练、彩排工作;
    b、主持人的选择、形象设计及台词审核;
    c、负责节目的编排及年会全流程的衔接;
    d、准备好年会所需的一切服装道具及互动游戏;
    e、主持人及演员服装、化妆及台词设计;
    f、年会礼品、礼物的准备;
    g、会场摆设、与内勤组配合实施现场布置
    h、安排、部署、协调其它组工作
    i、负责节目主持、活动及气氛引导
    j,彩排:
    12月31日18:00-20:00头一次彩排
    01月10日18:00-20:00第二次彩排
    01月18日19:00-21:30正式演出
    ③供应组
    组长:
    成员:
    任务:
    a、年会前期配合各功能组,购买、准备各组年会所需的物品。
    b、年会费用的控制。
    ④礼仪组
    组长:
    成员:
    任务:
    a、确定年会邀请的嘉宾并且及时送出请柬;
    b、确定礼仪人数,礼仪小姐安排在舞台入口前和年会现场各2名,入口2名礼仪小姐负责迎接嘉宾,并带领他们入座;现场2名礼仪小姐负责节目单和饮料的分发。
    c、会场服务:年会当日准备好会场服务物品,如茶水、糖果、颁奖礼仪等,并接待好嘉宾与观众。
    d、物品购买,年会小礼品及请柬等;
    e、1月5日之前准备好请柬;1月10日之前送完请柬;1月15之前挑选出4名礼仪小姐;
    ⑤舞美组
    组长:
    成员:
    任务:
    a、协助工作人员做好舞台的布置,监督并确保舞台的搭建和质量;
    b、年会期间舞台灯光设备、音箱设备的安装、LED屏设备安装及其它演出设备安装
    c、年会准备期间的设备安装、调试、节目伴奏的播放工作
    d、年会进行时的音响、灯光、道具、催场以及幕后秩序的维持等。
    e、桌椅以及布置会场需要的装饰品若干。
    f、化妆室、换衣间的选制。
    g、地毯等外部基本必备物品的准备。
    h、化妆品、服装、道具租借、荧光棒、鲜花、壁布、气球、等装饰品要准备充分。
    ⑥内勤组
    组长:
    成员:
    任务:
    a、年会当晚嘉宾席桌椅的摆放(协调会场布置服务人员)。
    b、年会前、后物资的收集、整理及存放。
    c、年会之前准备好会场服务物品,如糖果、矿泉水等。
    d、会场设计、与节目组配合实施现场布置
    e、派专人看相关已购置物资是否到位。
    f、维持年会现场秩序,会场处理紧急情况,保证年会取得圆满成功。
    g、项目组人员的任务发生冲突时,要保障节目组的任务顺利完成。
    h、负责年会前会场卫生清理及年会后处理善后事务。
    i、年会礼品的准备与发放。
    ⑦拉拉队粉丝团组
    组长:
    成员:
    任务:
    a、安照节目单分节目组织相对应的拉拉队粉丝团。
    b、现场演出气氛营造(如:鼓掌、欢呼、摇旗、呐喊)。
    c、积极主动参加年会现场互动环节。
    三、工作任务与具体工作分配
    1、年会策划及准备期(12月26日到12月31日):
    本阶段主要完成宣传、节目收集、主持人确定,外联工作全部到位。
    ①节目收集:由节目组负责。采取各部门、项目点选送节目和从外部聘请节目两个渠道。节目基本到位,并进行初步彩排。主持人4个,由各各部门、项目点推荐,气质佳,表达能力、组织能力、应变能力和责任心都强的人员,组成风格和组成方式不限。主持人用语必须经过审查。
    ②前期宣传:由宣传组负责。海报、看板、横幅等宣传物品全部到位。
    2、年会协调及进展期(1月1日-1月10日):
    本阶段主要完成节目筛选及排练、中期宣传、礼仪小姐确定、舞台灯光音响确定、物品购买。
    ①节目筛选及排练:由节目组负责,到各各部门、项目点选取节目,并进行排练。
    ②中期宣传:由宣传组负责。该阶段展开海报宣传、看板宣传与网络宣传等。
    ③会场确定:由舞美组负责,根据舞台的具体情况,联系相关广告公司制作。
    ④礼仪小姐确定:由礼仪组负责。
    ⑤物品购买:由供应组负责,物品需要情况要征求各组。
    3、年会倒计(1月14日-1月17日)
    本阶段主要完成年会全过程确定(包括节目单确定)、末期宣传、嘉宾邀请、场地布置。
    ①年会全过程确定及彩排:由节目组负责。节目单确定后交由各各部门、项目点,加紧排练节目。并进行一次彩排。
    ②末期宣传:宣传组负责。宣传单(入场券、节目单)设计和发放。
    ③嘉宾邀请的确定:由礼仪组负责。邀请嘉宾:行政部方面:等领导。各部门、项目点代表
    4、年会后期工作:
    ①为演员分发小礼品
    ②费用处理
    ③年会总结
    ④视频制作及内部宣传
    5、应急管理
    ①若年会前停电(请维修部安排发电),年会最多推迟1小时举行,此间观众自由处理自己的时间;如果20:00仍没有正常供电,则有主持人宣布年会改天举办。
    ②再年会前半部分之间停电超过10分钟后由主持人宣布年会改天重新举行;在年会后半部分之间停电超过10分钟后由主持人宣布年会闭幕。
    ③在停电期间,由节目组负责演员的组织与服装道具的看管工作;由礼仪组负责领导及来宾的服务工作;由内勤组负责现场秩序的维持;由舞台组负责舞台、音箱设备、灯光设备等的看管。
    ④台上一个节目演出时,其后的两个节目在后台准备,前一节目由于各种原因无法按时出演时,下一个节目即时跟进。
    ⑤任一节目在演出过程中发生失误或无法顺利进行的情况时,由节目的领演人迅速组织演员重演或续演此节目;若重演仍出现问题,则该节目立即退场,视具体情况决定其再次重演或取消。
    ⑥其它紧急情况发生时,由内勤组负责处理。
    四、奖项设置
    1、年会大抽奖:年会设置现场有抽奖活动。
    一等奖:1名,42寸的LED液晶电视机
    二等奖:3名,手机
    三等奖:5名,微波炉
    四等奖:10名,拉杆行李箱
    幸运奖:50名,充值卡
    2、有奖问答奖:在节目表演与礼品派送中穿插进行,题目内容为公司信息、相关知识、脑筋急转弯,答对者奖励礼品1份(U盘或公司产品),一人只限答题一次,共设5道题。
    3、游戏参与奖:为增加年会的互动性,在节目表演中穿插互动游戏,凡参与游戏的人员均获纪念品1份(U盘或公司产品)。
    4、节目奖:
    一等奖一名:节目团队奖金;
    二等奖一名:节目团队奖金;
    三等奖一名:节目团队奖金;
    参与奖多名:充值卡/人(没有获奖的演职人员与年会的工作人员皆有)
    5、年会参与纪念品:
    双肩包;凡到现场观看演出的人员均派发纪念品1份。
    运送时间:请于1月15日中午12点前将所有奖品运送到

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